Pelatihan Keadministrasian OPPI ‘23: Pertama Kali Bedah Proposal

Pelatihan keadministrasian merupakan program tahunan OPPI (Organisasi Pelajar Pondok Pesamntren Al-Ishlah) yang diselenggarakan oleh Bagian Sekretaris. Pelatihan ini dilaksanakan di Lab. Komputer, yang diikuti oleh 28 sekretaris bagian dari sebanyak 14 bagian OPPI (02/02/2023). Untuk bagian ketua dan bendahara tidak terhitung karena mereka tergabung dalam kepanitiaan pelatihan ini. Pelatihan ini juga dihadiri oleh pembina bagian sekretaris dan Staf Pembina Santri, yakni Ustadzah Yeni Ika Septania, Ustadzah Revoluna Zyde Khaidir dan Ustadzah Khusnul Mawaddah, S. T.

Sudah jalan sekitar dua tahun, konsep yang digunakan dalam pelatihan keadministrasian berbeda dengan konsep sebelum-sebelumnya. Bercermin kepada konsep tahun lalu dan dirasa lebih efektif, maka untuk tahun ini konsepnya juga sama, yakni yang memberikan materi adalah Bagian Sekretaris. Dengan maksud agar para peserta pelatihan lebih bersemangat, karena yang menyampaikan materi adalah temannya sendiri

Tujuan dari pelatihan ini adalah untuk menjelaskan kepada masing-masing sekretaris bagian tentang serba-serbi administrasi bagian yang sudah tertera pada SOP (Standart Operational Procedur).

Hanif, selaku ketua panitia dalam kegiatan ini menjelaskan, bahwa isi dari SOP ini yaitu tentang segala bentuk surat menyurat (undangan, blanko, surat pernyataan, anggaran dana), alur pengajuan proposal dan LPJ kegiatan. Masing-masing bagian nantinya akan mendapatkan dokumen seperti, SOP (hardfile), draft undangan, proposal dan LPJ yang berbentuk softfile yang sudah kami copy ke flashdisk mereka.

Sebelum pelatihan keadministrasian, panitia dari pelatihan ini melakukan briefing selama dua kali pertemuan terlebih dahulu dengan Pembina Bagian Sektetaris dan Staf Pembina Santri, terkait hal-hal apa saja yang harus disampaikan saat pelatihan dimulai. Mereka juga diajarkan cara-cara mengedit proposal dengan benar, agar minim revisi dari pembina. Sehingga proposal bisa segera selesai.

Bagian Sekretaris mengawali pelatihan ini dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud, tujuan dan apa saja isi dari SOP itu sendiri, lalu dilanjutkan dengan bedah proposal. Tujuan dari bedah proposal ini adalah untuk mempermudah sekretaris bagian dalam pembuatan proposal kegiatan, agar sesuai dengan format yang diberikan, sekaligus praktik memperbaiki kesalahan dalam pembuatan proposal.

Acara pun dimulai pukul 20.20. Selama bedah proposal, terlihat sekali para peserta merasa sedikit kebingungan dengan cara mengedit proposal, karena dirasa baru pertama kalinya mereka praktik secara langsung membuat proposal. Jadi, banyak sekali hal-hal yang baru mereka ketahui di pelatihan ini.

“Hal baru yang saya dapatkan dari pelatihan ini banyak sekali, tapi yang paling awam bagi saya adalah saat memasukan format anggaran dana, dari bentuk excel ke format bentuk word. Ternyata saat membuat anggaran dana harus menggunakan excel terlebih dahulu.” Ujar Nely Salsabila Putri, sekretaris dari Bagian Kesenian.

“Kalau saya hal baru yang baru saya ketahui yakni saat merapikan paragraf. Ternyata mudah sekali jika menggunakan fitur ruler, paragraf sebanyak itu bisa secara otomatis rapi.” Ungkap Nur Ariyatul Jannah, sekretaris Bagian Kerapian.

Ustadzah Yeni, selaku pembina bagian sekretaris diakhir acara menyampaikan bahwa, meskipun secara sekilas membuat proposal terlihat rumit, namun jika para peserta memperhatikan SOP diberikan, serta mengikuti tamplate proposal, maka yang rumit itu akan menjadi lebih mudah.

“Semoga dari adanya pelatihan keadministrasian ini, salah satunya: para peserta dapat belajar bagaimana berorganisasi dengan baik, meskipun organisasi yang mereka ikuti hanya terbatas dalam lingkup santri. Bahwa dalam pelaksanaan beberapa agenda dibutuhkan pengajuan proposal dan pelaporan kegiatan dari panitia. Dalam membuat proposal ataupun laporan, terdapat prosedur yang harus diikuti agar hasilnya sesuai dengan apa yang telah disepakati.” Harapan dari Ustadzah Luna.

Sebagai penutup acara, seluruh peserta pelatihan keadministrasian pun melakukan foto bersama.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *